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HANDBUCH
Notfallmanagement - HANDBUCH
Notfallhandbuch: Wer nicht handelt, wird behandelt.
Souverän durch die Krise mit dem Notfallmanagement-Handbuch
Urängste lösen instinktive Reaktionen aus, die sehr häufig in kopf- und planloses Verhalten münden. Notfälle entwickeln sich dann zu Krisen. Zu spätes Handeln der Verantwortlichen kann sich ebenfalls verstärkend auf Notfälle auswirken. Beugen Sie dieser fatalen Ereigniskette vor! Es ist das Unternehmen im Vorteil, dessen Notfallmanagement Kriterien wie diese erfüllt: Es ist hervorragend konzipiert, ganzheitlich ausgerichtet und praktisch anwendbar. Es fügt sich nahtlos in die individuelle Organisationsstruktur des Unternehmens ein und passt zu dessen Ressourcen. Sicherheits- und Notfallmanagementberater/-innen von SIUS Consulting begleiten die Erstellung Ihres Notfallmanagement-Handbuchs sowie die Sammlung aller im Ereignisfall maßgeblichen Dokumente und Informationen für ein strukturiertes Notfallmanagement.
Notfallmanagement-Handbuch: Begleiter der effektiven Lage- und Ereignisbewältigung
Es bedarf nur wenig Fantasie, um sich Notfallmaßnahmen in Worst-Case-Szenarien auszudenken. Das Ergebnis umfasst lediglich Fragmente, wenn das fachliche Fundament fehlt. Es bedarf einer ganzheitlichen Betrachtung des jeweiligen Szenarios und die Strategien sind innerhalb juristischer Spielräume festzulegen. Im ungünstigen Fall sind solche Überlegungen unvollständig, greifen nur in Teilbereichen oder verstoßen gegen geltende Rechtsvorschriften.
Die Ausgangslage zu Beginn einer Notfallsituation ist kritisch: Die Informationslage ist tendenziell unzureichend und widersprüchlich. Um in dieser Situation richtig zu agieren, wünschen sich handelnde Akteure klare Anweisungen und Prozessbeschreibungen. Das Notfallmanagement-Handbuch ist von essenzieller Bedeutung bei einem größeren Notfall. Arbeitsanweisungen für kleinere Störungen sind dann unzureichend. In einer kurzen Checkliste oder Handlungsanweisung beschreibt das Notfallhandbuch einzelne Ereignisfälle. Darüber hinaus stellt es das eigene Notfallmanagement-System in unternehmensübergreifenden Zusammenhängen und Interaktionen dar.
Was soll ein Notfallmanagement-Handbuch beinhalten? Welche Inhalte sind nützlich, welche sind wichtig, aber nicht entscheidend? Wie heißen die Bereiche, in denen das Notfallhandbuch rasch veraltet und zu aktualisieren ist? Existieren Szenarien, die das Unternehmen vorrangig betrachtet? Wie sind im Notfall die Schnittstellen zu informieren oder aktivieren? Zu welchen Interaktionen kommt es innerhalb und zwischen den verschiedenen Betriebsbereichen? Wurde für die Notfallkommunikation und den Kontakt zur Presse, zu den Medien, zur Öffentlichkeit und zu den verschiedenen Interessengruppen ein/e Sprecher/-in benannt? Wie ist der Krisenstab zu alarmieren und wo tritt dieser zusammen? Wer gehört dazu?
Die Anfangssituation eines Notfalls beschreiben Experten als sogenannte Chaosphase. Das Notfallhandbuch ist darum unentbehrlich für Verantwortliche und handelnde Akteure, um schnell zu einer überlegten Reaktion zu gelangen. Es beinhaltet Struktur und Systematik, die der Orientierung, der Aufrechterhaltung oder Wiederherstellung der Handlungsfähigkeit dienen. Ein sehr enger Zeitkorridor entscheidet oft über Erfolg oder Misserfolg der Interventionen. Da bleibt oft nur ein Versuch und wenig Spielraum für Diskussionen. Im Idealfall sind bereits vor Eintritt des Notfalls erforderliche Entscheidungen festgelegt und Maßnahmen definiert, die sehr wahrscheinlich ihr Ziel erreichen. Anhand des im Notfallmanagement-Handbuch beschriebenen Vorgehens im Falle bestimmter Szenarien wissen Verantwortliche und Akteure, was wann und in welcher Form zu tun ist. Ein definierter und strukturierter Ablauf stärkt die notwendige Handlungssicherheit, um mit kühlem Kopf Entscheidungen zu treffen und zu agieren.
Notfallmanagement-Handbuch: Aufbau bei professioneller Begleitung
Wo es an der erforderlichen Fachkenntnis mangelt, scheitern viele Unternehmen schon beim Aufbau eines Notfallmanagement-Handbuchs. Sie vertrauen eher auf Masse und verlassen sich auf ein umfangreiches Regelwerk, das die notwendigen Anweisungen schon beinhalten wird. Für die inhaltliche Qualität ist das Volumen eines Notfallhandbuchs jedoch keine Garantie. Ein reduziertes und praxistaugliches Handbuch bietet oft mehr Nutzen. Im Kern fokussiert es sich auf solche Informationen, die wirklich hilfreich sind im Notfall. Es stellt die wesentlichen Notfallmanagementprozesse und Maßnahmen übersichtlich dar, hält szenarienspezifische Notfallpläne vor und übt die gewünschte Wirkung aus durch anwenderfreundlichen und handhabungssicheren Aufbau.
Unsere Notfallmanagement-Berater/-innen begleiten Ihr Unternehmen mit dem gebotenen Fachwissen zu jeder Zeit. Ihre individuelle Unternehmensstruktur und Unternehmenskultur bilden die Basis eines Notfallmanagement-Handbuchs als eine Art Maßanzug für das Unternehmen. Dabei berücksichtigen wir personelle und finanzielle Spielräume des Unternehmens für eine schnelle Reaktions- und Handlungsfähigkeit im Schadensfall.
Die Inhalte im Notfallhandbuch
Unternehmen, Behörden oder andere Organisationen vereinen unterschiedliche Aspekte des Notfallmanagements in ihren Notfallmanagement-Systemen. Das Notfallmanagement-Handbuch bildet den Ausgangspunkt der Überlegungen zur Lage- und Ereignisbewältigung, indem es die Vorgehens- und Herangehensweisen im spezifizierten Notfall beschreibt. Es regelt ebenfalls die szenarienspezifische Verantwortung und Zuständigkeit.
Das Notfallhandbuch beschreibt die folgenden Notfallmanagement-Aspekte:
- Aufbau- und Ablauforganisation
- Störfallmanagement
- Definitionen und Eskalationsstufen
- Meldepflichtige Ereignisfälle
- Notfallpläne und Sofortmaßnahmen
- Alarmierungs- und Meldeverfahren
- Interne und externe Verantwortliche sowie deren Erreichbarkeit
- Krisenstabsorganisation und Krisenstabsarbeit
- Interne und externe Kommunikation im Notfallkommunikationsplan
- Standortpläne, Gebäudepläne, technische Anlagen usw.
- Checklisten, Handlungsanweisungen, Handreichungen u. v. m.
- Qualitätssicherungsmaßnahmen aus Übungen, Schulungen und Revisionen
Damit stellt das Notfallmanagement-Handbuch die Wissensbasis der Verantwortlichen und handelnden Akteure dar und dient als situatives Nachschlagewerk. Es enthält getrennt vom Hauptteil grundlegende Informationen, die als solche erkennbar sind sowie weiterführende Hinweise. Bei umfangreichen Inhalten steigt der praktische Nutzen, wenn Sie das Notfallhandbuch in mehrere Teile gliedern.
Das Notfallmanagement-Handbuch ist nicht per se für alle Beschäftigten im Unternehmen zugänglich. Es ist für die im Notfallmanagement eingebundenen Stellen wie Krisenstab oder die Notfallhelfer vorgesehen. Unternehmen machen weiteren Notfallmanagement-Akteuren die fachspezifischen Inhalte zugänglich. Das beste Notfallhandbuch nützt wenig, wenn es nicht auffindbar oder veraltet ist. Denken Sie daran, alle sich im Umlauf befindlichen physischen oder elektronischen Exemplare des Notfallhandbuchs zu aktualisieren oder auszutauschen nach inhaltlichen, prozessualen oder personellen Veränderungen.
Ein Notfallmanagement-Handbuch mag präzise, ganzheitlich und praxistauglich ausgearbeitet sein. Es hilft allerdings nur, wenn sich Verantwortliche und handelnde Akteure mit dem Notfallmanagement und dem zugrunde liegenden Notfallmanagement-System auseinandersetzen. Am besten geschieht dies im Vorfeld. Es ist mehr als ratsam, den Aktiven die Inhalte, Verfahren und Beweggründe im Notfallhandbuch und Notfallmanagement-System im Rahmen regelmäßiger Notfallmanagement-Schulungen oder Notfallmanagement-Workshops nahezubringen.
Nachhaltige Qualitätssicherung und Aktualisierung bilden ein tragfähiges Fundament
Der nächste Notfall bahnt sich gerade an, tritt morgen ein oder erst im kommenden Jahr. Vielleicht sogar nie. Im Ereignisfall stehen Unternehmen mit einem nachlässig gepflegten Notfallmanagement mit denkbar schlechten Hilfsmitteln da. Das Notfallhandbuch ist veraltet, Ansprechpartner und benannte Verantwortliche gehören dem Betrieb nicht mehr an oder die Verträge mit den externen Dienstleistern wurden nicht an aktuelle Bedingungen angepasst. Dokumente des Notfallhandbuchs laufend und konsequent zu aktualisieren, ist darum mehr als reiner Selbstzweck. Im Ereignisfall geht wertvolle Zeit verloren. Statt Hilfe herbeizurufen, werden Telefonnummern gesucht. Wichtige Ansprechpartner sind unerreichbar und die Sicherheitssysteme überfordert. Nach jedem Notfall dient die Evaluierung des Notfallmanagement-Handbuchs dazu, gewonnene Erfahrungswerte festzuhalten und mögliche Optimierungen in die Wege zu leiten.
Überzeugen Sie sich von unserer branchenübergreifenden Fach- und Beratungskompetenz beim Aufbau von Notfallmanagement-Systemen. Nehmen Sie unsere praktischen Erfahrungen aus unterschiedlichen Branchen und Anwenderkreisen für Ihr Notfallmanagement in Anspruch. Profitieren Sie jetzt!
Überzeugen Sie sich selbst!
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